Le registre permet d’identifier précisément :

• Les différentes parties qui interviennent dans le traitement de données à caractère personnel : responsable de traitement, sous-traitant avec leurs coordonnées
• Les catégories de personnes concernées : candidat, employé, prospect, client
• Les catégories de données traitées
• Les destinataires des données, y compris les sous-traitants
• La durée de conservation
• Les mesures de sécurité mises en place, ou encore,
• Les transferts hors Union européenne.

Présenté sous forme de fiches de registre pour chaque activité de traitement, le registre permet donc de documenter l’ensemble des traitements de données au sein de l’organisme.

La Règlementation n’impose pas de forme précise pour ce registre, la seule obligation étant que le registre se présente sous une forme écrite, papier ou électronique.

Le responsable de traitement doit tenir un registre des activités de traitement effectuées sous sa responsabilité.

Parallèlement, le sous-traitant doit également tenir un registre de toutes les activités de traitement effectués pour le compte du responsable de traitement.

La tenue du registre est obligatoire pour la plupart des organismes. Il existe quelques exceptions à la tenue du registre.

Au sein de l’organisme, la tâche de la tenue du registre peut être confiée à une personne. Cela peut être confié au DPO.  

La CNIL propose un modèle de registre de base permettant de répondre aux exigences principales posées par la Règlementation.

• Chaque organisme doit s’approprier le registre pour en faire un véritable outil de pilotage de la conformité à la Règlementation.

Article 30 du RGPD – Registre de traitement

Fiche sur les exceptions à la tenue d’un registre