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Comment désigner un DPO auprès de la CNIL ?

Une fois l’identification du futur DPO faite, le responsable de traitement rédige une lettre de missions. Cette lettre de mission décrit les missions du DPO ainsi que les ressources mises à sa disposition pour exercer ses fonctions. Celle-ci devra être signée par le futur DPO pour marquer son acceptation.

En cas de recours à un DPO externe, n’appartenant donc pas à l’organisme, alors un contrat de services devra être signé et reprendra les éléments de la lettre de mission.

Cette formalisation de la désignation du DPO au sein de l’organisme n’est toutefois pas suffisante pour que la personne remplissant ce rôle revête officiellement la qualité de DPO au sens de la règlementation. Pour ce faire, l’identité du futur DPO doit être communiquée auprès de la CNIL, l’autorité compétente en France.

Cette désignation du DPO s’effectue, en ligne sur le site de la CNIL, par la soumission d’un formulaire comportant les éléments suivants :

Pour l’organisme

  • Les nom, prénom et adresse électronique du représentant légal de l’organisme ainsi que la dénomination, adresse, effectif et secteur de l’organisme responsable de traitement ou du sous-traitant, et le cas échéant, le numéro SIREN de l’organisme.

Pour le DPO

  • Les nom, prénom et adresse électronique.  

Une fois le formulaire électronique de la CNIL complété, la désignation prend officiellement effet le lendemain de la saisie en ligne.

Il appartient, ensuite, à l’organisme de communiquer les moyens de joindre le DPO vis-à-vis de l’extérieur (par ex. une adresse électronique). Il n’y a pas d’obligation de divulguer l’identité du DPO.

L’identité du DPO doit être divulguée vis-à-vis des personnes de l’organisme et, en cas de notification de violation de données, vis-à-vis des personnes concernées.

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